Un chiffrage d’appel d’offre gagnant
1 - Qu’est-ce qu’une unité d’œuvre ?
En fonction de votre métier, vous manipulez souvent certaines unités :
- Tonnes
- Km
- Heures
- Mètres linéaires
- M2
- M3
- ...
Ce sont les unités qui vous servent de référence pour calculer rapidement un devis. Exemples :
- Un carreleur travaillera souvent au M2
- Un fournisseur de remblais travaillera souvent à la tonne ou au M3
- Un transporteur routier utilisera les Km
- ...
Donc, l’unité d’œuvre est l’unité de mesure permettant d’imputer le coût d’un centre analytique à des coûts de produits/services. L'Unité d'œuvre est donc un instrument qui permet de calculer le coût de revient d'un produit ou d'un service et permet ainsi d'évaluer la rentabilité de celui-ci. C’est un sujet à aborder rapidement avec votre expert-comptable ou contrôleur de gestion.
2 - Les ratios et les abaques de productivité
Vous voulez répondre à un gros marché dont les travaux à réaliser sont sur plans. Pas moyen d’aller voir sur le terrain pour prendre des métrés, discuter avec les clients, visualiser les éventuelles difficultés et aléas, … C’est un chiffrage qui va être très risqué
- Risque d’échec en cas de sur-comptabilisation d’aléas
- Risque sur la santé de l’entreprise en cas de sous facturation
Pour mieux dormir, il faut vous appuyer sur des données historiques de productivité capitalisées sur une longue période afin qu’elles soient les plus représentatives possible. En effet, l’effet « grand nombre »fait que dans cette population vous avez statistiquement réalisé des chantiers très compliqués, des normaux et des très faciles. Donc votre ratio de productivité couvre toutes ces situations. Il est donc assez adapté (pour ceux qui le souhaitent il y a moyen d’aller encore plus loin dans la précision du chiffrage). Assurez-vous de bien identifier ce que vous mesurez. Ne mélangez pas les choux et les carottes. Ainsi, si vous mesurez un ratio de productivité (genre m2/heure) n’allez pas prendre la durée totale de la journée qui inclus du transport et la diviser avec la surface couverte. Il est fondamental, si vous comptez vous professionnaliser en marchés publics de définir et suivre ces abaques & ratios de productivité. Beaucoup de PME/TPE ne sont pas dotées d’un outil de gestion permettant la construction de ces unités. C’est un sujet à aborder rapidement avec votre expert-comptable ou contrôleur de gestion.
3 - Évaluation des coûts directs
C’est l’étape la plus longue et sûrement la plus difficile. Mais la bonne nouvelle est que si c’était facile, tout le monde ferait des chiffrages hyper affutés et gagneraient des marchés. Donc dans cette phase, dites-vous que toute la précision que vous apportez augmente vos chances de succès ! Le travail paye !
A chaque métier ses outils, ses abaques, ses ratios. Piochez dedans et construisez votre bordereau des prix. Un seul conseil dans lequel la très grande majorité des entreprises tombent : prendre plein d’aléas, de petites marges pour la soif, un peu plus au cas où,….. Exemple : la pose de canalisation nécessite 1 heure pour poser 12 mètres linéaires. Dans le chiffrage, vous mettez un ratio de 10 ml/h. C’est pas grand-chose d’autant que sur votre dernier chantier celas’est mal passé. Il est compréhensible de n’avoir pas envie de perdre à nouveau de l’argent sur un chantier. En l’espèce, vous alourdissez inutilement votre offre de 16.67% alors que, lors de votre dernier chantier, la perte reposait principalement sur le management et l’organisation des livraisons sur site. Donc, faites un chiffrage « sec ». Pas de marges cachées, pas d’aléas planqués sous le tapis, pas de poire pour la soif. Mettez vos meilleurs ratios. Je vous ai mis en ligne un exemple de tableau de chiffrage pour des petits chantiers.
4 - Un ratio essentiel
Vos collaborateurs sont payés généralement sur une base de 35 heures hebdomadaire. Pourtant, ils exécutent rarement des prestations/travaux facturés pour la même durée. En effet, sur une journée de 8 heures, il y a parfois des temps de déplacement pour se rendre chez le client, des temps de préparation de chantiers, des temps passés dans l'entreprise pour échanger avec l'encadrement,...Ce qui fait que votre collaborateur ne va réellement effectuer des missions productives que sur une partie de sa journée. Beaucoup d'entreprises que je rencontre calculent mal leurs coûts horaires car elles n’intègrent pas ces heures payées mais non travaillées !
Il existe des solutions pour les TPE comme le service BossBooster qui est un excellent contrôle de gestion opérationnel pour les TPE.
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