La dématérialisation des appels d'offres

Tout le monde en parle, beaucoup stressent, certains mesurent leur impréparation. En fait, si cela était simple et pratique ? Arrêtons les DC1 et DC2 et utilisons efficacement la signature électronique.

La dématérialisation des offres c'est facile et intéressant pour les entreprises.

Arrêtons les DC1 et DC2 et utilisons la signature électronique !

Tout le monde en parle, beaucoup stressent, certains mesurent leur impréparation, les collectivités s’attendent à de nombreuses difficultés pour des marchés normalement destinés aux TPE/PME… La dématérialisation, mais de quoi s’agit-il ? Est-ce vraiment nécessaire de se mobiliser à grands frais ? Y a-t-il d’autres évolutions à venir ? et en fait, si cela était simple et pratique ? En rendant la dématérialisation obligatoire, le législateur facilite énormément les conditions administratives d’accès aux marchés publics par les entreprises.

Une chaîne de processus dématérialisés

Il s’agit initialement de revoir nos modes de transmissions de documents afin de profiter des possibilités techniques disponibles largement. Il s’agit simplement d’ouvrir la sphère des marchés publics à ce que nous faisons pour toutes nos autres démarches de la vie quotidienne. En effet, nous déclarons nos impôts en ligne, gérons nos fournisseurs d’énergie en ligne, suivons nos comptes bancaires en ligne,…et envoyons des centaines voire des milliers de mails chaque mois. Il est vrai, que pour « les anciens », ceux qui ont connu les 1ère enveloppes administratives qui pesaient 2 kg de papiers avec tout un tas de de justificatifs (URSSAF, Impôts, Banque,…) , il y avait un sentiment, justifié, d’une perte de temps importante et de gaspillage de ressources naturelles évidentes.

De plus, la production de cette 1ère enveloppe administrative était pour le secrétariat des PME une source de stress, d’incompréhension de la terminologie et d’un investissement en temps pour collecter à gauche et droite ces précieux sésames gouvernementaux. Cela au risque de décourager les PME/TPE à répondre aux marchés publics. Il a donc été décidé de généraliser une gestion dématérialisée des marchés publics afin de résoudre ces difficultés et surtout d’ouvrir encore plus largement la commande publique aux PME/TPE.

Ainsi, comme vous pouvez le voir, un marché public est géré électroniquement depuis la publication jusqu’au paiement des factures. Super !

Pour les anciens

J’ai repris une équivalence entre les marchés« papiers » et les marchés « dématérialisés ».

Numérisation ou dématérialisation ?

Les principes de la dématérialisation consistent à mettre en œuvre des moyens électroniques pour effectuer des opérations de traitement, d’échange et de stockage d’informations sans support papier. C’es moyens sont :

* La signature électronique

* Le certificat électronique

* Le coffre-fort électronique

La dématérialisation c’est la substitution de l’écrit papier par l’écrit électronique. Ne pas confondre numérisation et dématérialisation.

Règlement de la consultation

Signer ou pas signer ? Signer avant le dépôt des offres ou après en cas d’attribution ?

Tout est écrit dans le règlement de la consultation. C’est là que la collectivité fixe les règles de dépôt de l’offre. Dans le cadre de la transposition des directives européennes, aucune distinction n’a été opérée parmi les procédures applicables dans la nouvelle réglementation des marchés publics. Quelle que soit la procédure de passation, l’acheteur public a le choix :

* Il peut imposer la signature de l’acte d’engagement dès la remise de l’offre. Dans ce cas, il le précise expressément dans le règlement de la consultation ou l’avis de publicité.

* Il peut accepter une offre non signée et demander ultérieurement au candidat retenu de la signer (signature manuscrite ou électronique) lors de l’attribution du marché.

Si l’acheteur public exige la signature de l’acte d’engagement dès la remise de l’offre et qu’à l’ouverture il constate qu’une offre n’a pas été signée, cette dernière doit être déclarée irrégulière. Les opérateurs économiques doivent donc être vigilants sur les modalités formelles de remise des offres exigées dans les documents de la consultation. Néanmoins, un autre dispositif introduit dans la nouvelle réglementation permet d’éviter le rejet d’une offre pour une simple absence de signature, alors même qu’il peut s’agir de l’offre économiquement la plus avantageuse. En effet, l’acheteur public peut autoriser tous les candidats concernés à régulariser leur offre irrégulière dans un délai approprié, à condition que ces offres ne soient pas anormalement basses (article 59 du décret du 25 mars 2016). De même, le format de la signature électronique est indiqué dans le règlement de la consultation.

La transmission des offres

L’entreprise utilise le même mode de transmission pour adresser la candidature et l’offre. Le principe du choix du mode unique de transmission par l'entreprise est maintenu. Une offre transmise par voie dématérialisée ne peut pas succéder à une candidature envoyée sur un support papier ou une offre envoyée sur un support papier ne peut pas succéder à une candidature transmise par voie dématérialisée. Dans le cadre des procédures adaptées, l’acheteur peut imposer la réponse électronique sous réserve que le secteur d’activité choisi est un secteur dans lequel il n’y a pas d’obstacles connus à l’équipement des entreprises concernées par l’objet du marché. Suivant le choix retenu par l’acheteur, il pourra être rappelé à l’entreprise qu’elle n’a pas l’obligation de signer électroniquement son offre au moment de son dépôt et que seul l’attributaire signera électroniquement les pièces du marché

Déposer une offre sur un portail acheteur

Il existe une multitude de fournisseur de confiance (par ici). A vous de faire votre choix parmi ceux-ci et de suivre le mode opératoire. En général c’est vraiment simple d’utilisation. J’attire votre attention sur le fait que ces clefs sont nominatives. Et qu’à ce titre, il y a un délais de 10 à 20 jours après la commande pour recevoir votre clefs. Donc je vous conseille d’anticiper cet achat de l’ordre de 100 € H.T maximum.