Exemple de mémoire technique dans un cadre imposé

C’est une nouvelle tendance de la part des acheteurs publics : vous imposer un cadre dans lequel vous devez développer seulement certains points très spécifiques.

Ces cadres techniques génèrent souvent de la frustration ou de l’incompréhension - parfois même de la colère - pour les chefs d’entreprise. En effet, ce procédé ajoute de la contrainte à une procédure déjà contraignante. Les entreprises ne peuvent développer leur argumentation comme elles le souhaitent.

Faut il délaisser les appels d’offres imposant ces cadres, censurant les entreprises, et se priver de développer son activité ?

Et si l’on se décide à répondre, faut-il respecter ces exigences ou bien y déroger ?

Nous allons voir comment faire au mieux pour vous donner le maximum de chances de succès à chacune de ces situations.

Pourquoi des cadres de mémoire imposés ?

C’est une solution qu’ont trouvée les acheteurs publics pour enfin pouvoir disposer d’offres comparables et analytiquement exploitables.

L’intention de base est très bonne !

Il faut reconnaître que les dossiers reçus par les acheteur publics sont parfois d’une vacuité et d’une pauvreté telles que les acheteurs sont désemparés pour réaliser leur analyse technique. D’où cette idée d’encadrer la réponse des entreprises.

Il est important de bien se rappeler que l’acheteur public doit pouvoir départager les entreprises UNIQUEMENT sur la base de leur mémoire technique, - et en l’espèce du contenu du cadre imposé - Ce cadre doit présenter tous les éléments permettant de remplir les critères de notation définis par l’acheteur dans son règlement de consultation (RC).

Il faut donc que vous pensiez à tout écrire pour donner à comprendre clairement comment votre service va se dérouler. Pour cela, il vous faut donner à l’acheteur un maximum de détails pour l’aider à identifier vos points forts.

En résumé, l’acheteur doit se rassurer en ayant des preuves de vos points forts et comprendre précisément ce qu’il va acheter (cf article comment rédiger un mémoire technique).

Comment remplir les cases ?

Dans ce document, le lecteur souhaite du condensé, de l’analytique. Donc, pas -ou peu-de phrases longues. Je vous conseille plutôt une réponse sous forme de liste à puces.

Évidemment, vous ne modifiez pas le contenu et la structure imposée du document originel.

En revanche, sauf indications contraires de la part de l’acheteur (nombre de pages maximum imposé), vous pouvez allonger la taille des cases pour y insérer ce que vous pensez utile d’y mettre.

Développer ses points forts supplémentaires malgré un cadre imposé

Si l’acheteur détaille ce qu’il veut voir, vous avez toujours la possibilité de compléter votre offre par tous les documents que vous souhaitez porter à sa connaissance.

Ainsi, nous vous conseillons d’ajouter à votre offre un mémoire technique « classique » que vous aurez construit intelligemment et qui contiendra plein d’informations pertinentes pour l’acheteur.

C’est à la fois le témoignage de votre motivation, de votre savoir-faire et enfin l’occasion de vous démarquer positivement de vos concurrents.

Vous pouvez en général également fournir des annexes au cadre imposé. Et là il n’y pas de limitation de places ! Vous pouvez être exhaustif !

Vous assurer que ce mémoire technique sera bien lu

La meilleure solution que nous ayons développée est de positionner en dessous de chaque cadre quelques lignes indiquant des renvois vers des chapitres précis dans votre superbe mémoire technique.

Exemple :

Quels risques ? Quels gains ?

Tout d’abord, il n’y a aucun risque : rien ne vous interdit de prendre soin d’expliquer plus en détail que ce qui semble être exigé. Jamais votre offre ne sera écartée pour ce motif.

Les gains sont multiples car il y a de fortes chances que vous soyez peu à avoir pris cette initiative. Cela renforce donc l’expression de votre motivation, de votre sérieux et donc des travaux/services que vous réaliserez si le marché vous est confié.

Cela vous permet donc de maximiser vos points à l’analyse et d’augmenter d’autant vos chances de succès.

PS : un message personnel pour les acheteurs spécialistes des cadres de mémoires

Je m’adresse aux collectivités et entreprises publiques : je n’ai encore jamais trouvé un cahier des charges qui soit bien fait et intelligent. Ce sont des épreuves et une censure terrible pour les entreprises car beaucoup renoncent devant une telle épreuve.

Ce n’est pas comme cela que vous allez améliorer vos achats ! Dommage pour des collectivités et des entreprises publiques qui ont aussi vocation à irriguer les entreprises du territoire des bienfaits de leurs achats.