Réponses aux appels d'offres : pas de nouvelles bonne nouvelle ?

Il est parfois frustrant d'attendre les résultats des appels d'offres pendant des semaines sans avoir de visibilité ni sur le nombre de candidat, ni sur le délai dans lequel la décision sera prise. Pourtant, les entreprises rédigent leur mémoire technique et réalisent leur dossier dans l'urgence et en gérant les dossiers en cours. Ces entreprises qui ont soumissionné à un marché public souvent important pour elles aimeraient que l'acheteur public communique sur leur planning de traitement des candidatures...

Pour les entreprises, la réponse à un appel d’offre est un “sprint de fond” 😊 il faut pour le chef d’entreprise qui n’a pas de bureau d’études structuré, et qui ne répond pas régulièrement aux appels d’offres, être particulièrement efficace pour traiter le dossier dans des délais réduits et remporter la mise.

Cela requiert d’identifier le bon dossier/préparer sa réponse technique/faire le bon chiffrage/rédiger un mémoire technique convaincant/déposer dans les temps.

Dans le même temps, il doit gérer son entreprise, ses clients, ses dossiers en cours, les plannings, les équipes,les commandes, les….

Bref, c’est un moment de bravoure, et quand le dépôt est fait, que l’on a déposé un dossier de qualité,en prenant soin de celui qui le lira, quand on a mis une énergie incroyable pour présenter une candidature sérieuse, on s’attend en retour à une gestion tout aussi sérieuse des offres.

Et c’est là que le bât blesse…

Après cette course pour déposer une offre, c’est le grand silence glacé côté entité adjudicatrice !

En effet, après l’agitation de la candidature, on reçoit une preuve de dépôt automatisée, et après… c’est le grand silence glacé …

Pendant ce temps, les questions se pressent dans la tête du chef d’entreprise, afin d’évaluer ses chances :

🥶 Combien de candidats ont soumissionné ?

🥶 Quand serai-je informé du résultat ?

🥶 Si je suis attributaire, aurai-je le temps matériel de m’organiser ?

Les affaires se poursuivent, et le dirigeant doit continuer à rechercher des missions avec une vision très floue de ses plannings.

Des exemples vécus pour illustrer mon propos

☹ Un appel d’offres déposé en juillet 2019 pour un grand service public a reçu une réponse définitive le 15 novembre (si, si).

☹Un appel d’offres déposé le 25 mai 2020 pour une grande ville est encore sans réponse. Le soumissionnaire s’est inquiété du silence : il lui a été répondu que comme la mission commençait le 1er octobre il serait fixé avant le 15 septembre !

C’est ce dernier cas qui me fait réagir : en effet le dossier est important et la charge de travail de l’entreprise sera grande…s’il est attributaire.

En outre, le chef d’entreprise devra à la fois investir dans du matériel et embaucher pour réaliser la mission. Bref, il devra anticiper et s’organiser. Et tout cela en à peine 15 jours ???

D’où ma question aux acheteurs publics :

Est-ce qu’une petite info sur le profil acheteur à l’expiration du dépôt des offres est possible ?

Elle pourrait dire par exemple : « merci au XX entreprises qui se sont donné la peine de répondre à notre appel d’offres. Nous examinons les dossiers afin de les présenter à la commission des AO pour le xx. Les réponses devraient vous parvenir aux environs de xx . »

Je suis sûre que les entreprises apprécieraient cette information ! N’est ce pas ?