Moteur de veille et recherches d’appels d’offres publics : Comment paramétrer efficacement ses recherches ?

Nos clients nous demandent souvent comment rechercher les appels d’offres pour leur activité. En effet, sur la plupart des sites ou des moteurs de recherches, il est possible de créer des alertes permettant de remonter automatiquement les informations sur votre boite mail.

Pour créer ces alertes, vous avez la possibilité de rechercher l’appel d’offres que vous convoitez soit par le « code C.P.V. », soit par des mots clés.

Les codes CPV

Les codes C.P.V (Common Procurement Vocabulary) sont un système de classification standardisée Européen des activités/métiers au moyen d’un code numérique correspondant à un objet de marché public.

L'objectif est, pour les acheteurs publics, de faciliter la saisie des appels à la concurrence publiés au Journal Officiel de l'UE (JOUE) et, pour les entreprises, de repérer les appels d’offres qui les concernent. La mention du code CPV est obligatoire pour les marchés publics européens depuis le 1er février 2006. Il est aussi utilisé pour les marchés internes.

La structure des codes C.P.V

Selon le règlement CE :

• « Le CPV comprend un vocabulaire principal et un vocabulaire supplémentaire.
• Le vocabulaire principal repose sur une arborescence de codes comptant jusqu'à neuf chiffres auxquels correspond un intitulé qui décrit les fournitures, travaux ou services, objet du marché.

Comment trouver les bons codes C.P.V. ? Il faut savoir qu’il existe plus de 9000 codes différents, qui ressemblent à un inventaire à la Prévert. Exemple:

• 45215300-0 Travaux de construction de crématorium
• 45215400-1 Cimetière
• 45215500-2 Toilettes publiques
• 45215510-5 Réparation et entretien de toilettes publiques

Notre conseil : En rentrant un code trop précis, vous risquez de passer à côté d’offres qui vous concernent. Testez l’efficacité de vos codes en commençant par les 4 premiers chiffres, puis affinez progressivement votre recherche en ajoutant des chiffres. Tout dépend du nombre de réponses obtenues, et du temps que vous pouvez y consacrer.

Avantages et inconvénients

L’avantage de l’utilisation des codes CPV, c’est qu’une fois identifiée la bonne « granulométrie » de votre code, vous visez juste. L’inconvénient, c’est que ce code s’impose si l’appel d’offres nécessite une publicité au JOUE (cela concerne les gros marchés : > à 140 K pour les services, et 5 382 K pour les travaux en 2022). Pour les marchés inférieurs, les acheteurs publics utilisent majoritairement les codes CPV, mais il peut y avoir des oublis ou des erreurs…

Les mots clefs ou expressions exactes

Autre mode de sélection que le code parfois un peu complexe, les mots, tout simplement.

Les mots clefs

Comme dans Google vous pouvez faire des recherches par mots clefs. C’est pratique, facile … mais cela peut être décevant car vous risquez de vous retrouver avec une quantité astronomique de résultats à trier pour trouver vos bons appels d’offres. Beaucoup de déchets donc, et du temps pour faire la sélection. La clef c’est juste après avec les opérateurs Booléens.

Les opérateurs booléens

Les opérateurs booléens sont des mots qui servent à relier les mots-clés utilisés lors d’une recherche sur internet afin d’optimiser les résultats. Nous utilisons couramment ces fonctions dans le paramétrage de nos recherches. Nous les partageons avec vous.

1. L’opérateur booléen AND

L’opérateur booléen AND vous permet de rechercher plusieurs mots-clés à la fois.

Exemple 1 : en saisissant « Sécurité » AND « Incendie » vous aurez des marchés publics qui contiennent ces deux expressions.

Exemple 2 : en saisissant « Sécurité » AND « Incendie » AND « formation » vous aurez des marchés publics qui concernent la formation d’agents à la sécurité et aux risques incendie.

Le conseil : allongez la liste afin d’affuter la recherche et d’exclure tous les marchés inintéressants

2. L’opérateur booléen OR

L’opérateur booléen OR, vous permet de rechercher dans un contenu la présence soit d’un mot-clé, soit d’un autre, soit des deux.

Exemple 3 : en saisissant « Sécurité » OR « Incendie » vous aurez des marchés publics qui contiennent l’une des deux expressions.

Exemple 4 : en saisissant « Sécurité » OR « Incendie » AND « formation » vous aurez des marchés publics qui concernent la formation d’agents soit à la sécurité, la formation d’agents aux risques incendie et … tous les marchés de formation.

Le conseil : allez voir l’opérateur « Parenthèses » ci-après et l’exemple n°5

3. L’opérateur booléen NOT

L’opérateur NOT permet d’exclure un mot-clé de votre recherche. Par exemple, si vous recherchez des marchés publics pour la fourniture d’extincteurs vous souhaitez éviter tous les marchés de formation à la sécurité incendie alors saisissez une recherche « incendie NOT sécurité »

Le conseil : c’est une fonction précieuse pour écarter les mots couramment placés dans le contenu de l’avis public de mise en concurrence.

4. Les parenthèses

Retour sur les bancs de l’école et la règle de la distributivité car dans notre cas, les parenthèses ont la même fonction qu’en mathématiques : elles imposent la priorité d’une opération sur une autre.

Exemple 5 : en saisissant « (Sécurité OR Incendie) AND formation » vous aurez uniquement des marchés publics qui concernent la formation d’agents soit à la sécurité ou la formation d’agents aux risques incendie.

Le conseil : allez voir l’opérateur « Guillemets» ci-après

5. Les guillemets

Les guillemets permettent d’obtenir les résultats de recherche relatifs aux mots-clés précis que vous tapez, dans le même ordre et sous la même forme.

Exemple 6 : en saisissant « Sécurité Incendie formation » vous aurez l’ensemble des avis de publicité qui contiennent ces 3 mots clefs… Quels que soient leur emplacement dans l’avis de publicité.

6. L’astérisque

L'astérisque permet de laisser libre plusieurs lettres ou plusieurs mots pour élargir votre recherche.

Exemple 7 : en saisissant « Sécu* formation » vous aurez l’ensemble des avis de publicité de sécurité informatique, de sécurité de sites, de sécurisation des données personnelles

Le conseil : c’est aussi très pratique pour les recherches dans Outlook ou sur votre disque dur

Conclusion

Vous avez également la possibilité de créer des alertes avec des mots clés. Quel que soit votre degré de précision, il y aura des manques ou des surplus. Une seule règle : testez, testez et retestez les résultats. La morale de cette préparation pourrait être paraphrasée avec par "Rien ne sert de courir ; il faut partir à point". Il y a encore pleins de points à aborder pour maximiser vos chances de succès. Le mieux est de bâtir au plus tôt un plan de bataille sérieux et solide. Choisissez bien votre moteur de recherche. Les moteurs de recherche gratuits autorisent le cumul des mots clés, ce qui permettra d’obtenir des réponses plus exhaustives.

Vous pouvez aussi faire appel à des prestataires comme Vecteur Plus. Ils sont vraiment des experts et font tout ça pour vous !