Un chiffrage d’appel d’offre gagnant

Réaliser un chiffrage est délicat et subtil. De sa précision dépend votre classement sur le critère prix et donc que vous soyez en tête, dans la course ou bien largués. Mais de sa précision dépend surtout la santé économique de votre entreprise : vous oubliez des charges, des frais financiers et au bout de quelques semaines vous risquez de perdre de l'argent. L'enjeu d'un bon chiffrage de marché public est donc de vous placer au mieux sur le prix global tout en faisant que vos prévisions soient bien celles que vous verrez avec satisfaction dans vos comptes.

Un chiffrage d’appel d’offre gagnant

1 - Qu’est-ce qu’une unité d’œuvre ?

En fonction de votre métier, vous manipulez souvent certaines unités :

• Tonnes
• Km
• Heures
• Mètres linéaires
• M2
• M3
• ...

Ce sont les unités qui vous servent de référence pour calculer rapidement un devis. Exemples :

• Un carreleur travaillera souvent au M2
• Un fournisseur de remblais travaillera souvent à la tonne ou au M3
• Un transporteur routier utilisera les Km
• ...

Donc, l’unité d’œuvre est l’unité de mesure permettant d’imputer le coût d’un centre analytique à des coûts de produits/services. L'Unité d'œuvre est donc un instrument qui permet de calculer le coût de revient d'un produit ou d'un service et permet ainsi d'évaluer la rentabilité de celui-ci. C’est un sujet à aborder rapidement avec votre expert-comptable ou contrôleur de gestion.

2 - Les ratios et les abaques de productivité

Vous voulez répondre à un gros marché dont les travaux à réaliser sont sur plans. Pas moyen d’aller voir sur le terrain pour prendre des métrés, discuter avec les clients, visualiser les éventuelles difficultés et aléas, … C’est un chiffrage qui va être très risqué

• Risque d’échec en cas de sur-comptabilisation d’aléas
• Risque sur la santé de l’entreprise en cas de sous facturation

Pour mieux dormir, il faut vous appuyer sur des données historiques de productivité capitalisées sur une longue période afin qu’elles soient les plus représentatives possible. En effet, l’effet « grand nombre »fait que dans cette population vous avez statistiquement réalisé des chantiers très compliqués, des normaux et des très faciles. Donc votre ratio de productivité couvre toutes ces situations. Il est donc assez adapté (pour ceux qui le souhaitent il y a moyen d’aller encore plus loin dans la précision du chiffrage). Assurez-vous de bien identifier ce que vous mesurez. Ne mélangez pas les choux et les carottes. Ainsi, si vous mesurez un ratio de productivité (genre m2/heure) n’allez pas prendre la durée totale de la journée qui inclus du transport et la diviser avec la surface couverte. Il est fondamental, si vous comptez vous professionnaliser en marchés publics de définir et suivre ces abaques & ratios de productivité. Beaucoup de PME/TPE ne sont pas dotées d’un outil de gestion permettant la construction de ces unités. C’est un sujet à aborder rapidement avec votre expert-comptable ou contrôleur de gestion.

3 - Évaluation des coûts directs

C’est l’étape la plus longue et sûrement la plus difficile. Mais la bonne nouvelle est que si c’était facile, tout le monde ferait des chiffrages hyper affutés et gagneraient des marchés. Donc dans cette phase, dites-vous que toute la précision que vous apportez augmente vos chances de succès ! Le travail paye !

A chaque métier ses outils, ses abaques, ses ratios. Piochez dedans et construisez votre bordereau des prix. Un seul conseil dans lequel la très grande majorité des entreprises tombent : prendre plein d’aléas, de petites marges pour la soif, un peu plus au cas où,….. Exemple : la pose de canalisation nécessite 1 heure pour poser 12 mètres linéaires. Dans le chiffrage, vous mettez un ratio de 10 ml/h. C’est pas grand-chose d’autant que sur votre dernier chantier celas’est mal passé. Il est compréhensible de n’avoir pas envie de perdre à nouveau de l’argent sur un chantier. En l’espèce, vous alourdissez inutilement votre offre de 16.67% alors que, lors de votre dernier chantier, la perte reposait principalement sur le management et l’organisation des livraisons sur site. Donc, faites un chiffrage « sec ». Pas de marges cachées, pas d’aléas planqués sous le tapis, pas de poire pour la soif. Mettez vos meilleurs ratios. Je vous ai mis en ligne un exemple de tableau de chiffrage pour des petits chantiers.

4 - Un ratio essentiel

Vos collaborateurs sont payés généralement sur une base de 35 heures hebdomadaire. Pourtant, ils exécutent rarement des prestations/travaux facturés pour la même durée. En effet, sur une journée de 8 heures, il y a parfois des temps de déplacement pour se rendre chez le client, des temps de préparation de chantiers, des temps passés dans l'entreprise pour échanger avec l'encadrement,...Ce qui fait que votre collaborateur ne va réellement effectuer des missions productives que sur une partie de sa journée. Beaucoup d'entreprises que je rencontre calculent mal leurs coûts horaires car elles n’intègrent pas ces heures payées mais non travaillées !

Il existe des solutions pour les TPE comme le service BossBooster qui est un excellent contrôle de gestion opérationnel pour les TPE.

5 - Détermination de la marge et aléas

Une entreprise doit gagner de l’argent. C’est le moment. Enfin !

Tout d’abord vous allez pour chacune des grandes familles (frais de personnels, matériaux/fournitures, sous-traitance)ajouter à vos coûts directs des aléas. C’est essentiel, car votre chiffrage est« sec », ce qui veut dire que si le marché ne se déroule pas exactement comme prévu, vous allez perdre de l’argent… Au moins avec ce système, vous gardez des coussins mais vous en connaissez exactement l’épaisseur ! Ensuite, déterminez les frais généraux par famille. Il est logique que les frais généraux ne soient pas les mêmes pour la sous-traitance que pour les frais de personnels (cf votre contrôle de gestion ou expert-comptable). Enfin, vous fixez la marge nette que vous souhaitez dégager sur cette affaire.

6 - Un chiffrage solide

Votre chiffrage est bien construit mais pour autant est-il juste et réaliste ? cette question n’a l’air de rien mais elle est fondamentale. De trop nombreux chargés d’études, sûrs de leurs calculs et d’Excel ne font pas cette vérification et … le chantier perd systématiquement de l’argent. Parvenu à cette phase, il n’y a pas de mystère :allez sur le terrain, échangez avec les opérateurs sur les temps que vous avez prévus. Mais vous devez aussi reprendre les feuilles journalières de vos opérateurs et regarder de près leur productivité, de l’impact des temps de déplacement, de mise en place et repli du chantier,… Vous avez entre les mains un chiffrage solide et assuré quasiment de ne pas perdre de l’argent.

7 - Un chiffrage gagnant

Si vous voulez gagner le marché, il va vous falloir vous positionner par rapport à vos concurrents.

Vous pouvez :

• Reprendre des rapport analyses que vous avez reçus en cas d’échec
• Reprendre les attributions de marchés équivalents

Vous pouvez aussi prendre la feuille de calcul que vous venez de construire et en faire une deuxième en imaginant que c’est votre concurrent qui fait ce calcul. Vous obtenez ainsi le montant « théorique »auquel votre concurrent répond. A vous de corriger le tir soit en augmentant vos prix afin d’éviter l’offre anormalement basse, ou à revisiter vos aléas,ratios, pour revenir dans la course.

8 - Exemple outil Excel de chiffrage d'appels d'offres

A titre d'exemple, vous trouverez en cliquant sur ce lien" un tableur Excel qui peut être utilisé pour des marchés simples. Cela illustre mes propos précédents. Je vous invite à vous l'approprier et à le modifier à votre convenance et l'adapter à vos métiers. Gardez toujours en tête : êtres les plus précis possible (sans non plus passer 2 semaines sur un chiffrage) en neutralisant les aléas, en isolant la sous-traitance et les achats/reventes, en réservant pour la fin de vos coûts l'application de votre marge et frais généraux.

9 - Conclusion

Le bon chiffrage est donc celui qui vous permet de faire atterrir le montant global de manière à être le plus compétitif et en dégageant la marge maximum. Vous avez entre les mains une excellente méthode. A vos calculatrices !